arrow-left-lightarrow-leftarrow-right-lightarrow-rightarrow-thin-left arrow-thin-right browser-search cup heart indicator laptop layers layout-4boxes layout-sideleft mail-heart mail map-pin mixer mouse nav paintbucket pencil-ruler phone picture play video
Insights On Topic

Gemeente Katwijk legt de lat hoog

Met Insights Discovery als onderlegger

We moeten het spel slimmer spelen. Tot deze conclusie kwam de Gemeente Katwijk. De werkmethodieken waren onderling onvoldoende op elkaar afgestemd. Besloten werd om procesgericht te gaan werken. Organisatieadviseur Jan den Hollander ging op zoek naar wie en wat hen daarbij het beste kon helpen. Hij werd gegrepen door de LEAN filosofie, die steunt op drie pijlers: klantfocus, flow en continue verbetering. Samen met een aantal andere instrumenten vormde dit de basis voor een grootschalig verandertraject. Ook Insights Discovery speelt hierin een belangrijke rol.

De Gemeente Katwijk spant zich dagelijks in om de beste dienstverlening te leveren. De focus ligt hierbij op continue verbetering. Vandaaruit zijn de volgende leerdoelen gedefinieerd:

  1. Bepaal als organisatie scherpe koers
  2. Verbeter werkprocessen
  3. Ontwikkel de mensen

De ambitieuze missie vraagt om een mentaliteits-verschuiving van jij naar wij. Een dergelijke transformatie kan niet worden bereikt met enkel individuele inspanningen, maar vergt een zorgvuldig traject op het vlak van teamontwikkeling en samenwerking.

Waardevrije kleurentaal
Insights Discovery is voor Katwijk al sinds een jaar of vijf hét instrument voor persoonlijke ontwikkeling. Alle teams binnen de gemeente hebben een workshop gevolgd en de medewerkers zijn in het bezit van hun persoonlijke Insights Discovery Profiel. Het verandertraject tot dan toe had wel slimmere en effectievere processen opgeleverd, maar organisatieontwikkeling gaat ook over houding en gedrag. De focus op continu verbeteren betekent over het algemeen ook dat mensen uit hun comfortzone worden getrokken. Je moet elkaar leren aanspreken op gedrag en ontdekken waar je kracht ligt. De waardevrije kleurentaal van Insights kan dit proces laagdrempeliger maken. Insights was dus een voor de hand liggende partner voor het vervolgtraject.

Vier fasen
Organisatieadviseur Jan den Hollander en teamleider Natan Heikens gingen het gesprek aan met Insights. De insteek: hoe kunnen we Insights Discovery inzetten om samenwerking te stimuleren en de overgang te realiseren van jij naar wij? In deze dialoog is de basis gelegd voor een teamontwikkeltraject met een gefaseerde opbouw op basis van het Tuckmanmodel. Dit model definieert vijf fasen van teamontwikkeling: forming (oriëntatiefase), storming (machtsfase), norming (normeringsfase), performing (prestatiefase) en adjourning (afscheidsfase). Het teamprogramma volgt de eerste vier fasen van het model in de vorm van vier workshopmodules.

Elke module is gekoppeld aan een teamfase:

Fase 1: Forming
Concreet doel definiëren en bewustwording van eigen teamkenmerken.

Fase 2: Storming
Plek in het team bepalen en feedback geven/ontvangen.

Fase 3: Norming
Definiëren van kernwaarden, ‘golden rules’ en teamrollen.

Fase 4: Performing
Praktische verdieping en bewustwording.

“Hoe kun je de overgang realiseren, van jij naar wij?”

De Katwijk Way
Duidelijk is dat de Gemeente Katwijk het liefst de nodige kennis zelf wil binnenhalen zodat afscheid kan worden genomen van externe experts. Zo zijn er al snel eigen LEAN adviseurs en Insights practitioners opgeleid. Inmiddels begeleidt een sterk team van tien geaccrediteerde practitioners een kleine 500 medewerkers in een traject dat vier jaar in beslag zal nemen. Elk team begint daarbij op hetzelfde punt (Forming), maar het tempo waarin de teams de verschillende modules doorlopen, kan verschillen. Aan de practitioner en de betreffende teamleider de opdracht om tempo en inhoud af te stemmen op de behoeften van de afzonderlijke teams. Behalve de vier modules die alle vaste teams van de organisatie doorlopen, bevat het programma een speciale variant voor projectteams.

Op en top co-creatie
De samenwerking tussen Gemeente Katwijk en Insights Benelux is vanaf het allereerste begin een schoolvoorbeeld van co-creatie. Elke workshopmodule wordt eerst als een ‘train-de-trainer’ gefaciliteerd aan het Katwijkteam van Insights practitioners. Hier kijkt elke medewerker met twee verschillende petten naar het programma: als deelnemer/medewerker en als practitioner/trainer. Aan de hand van de ervaringen, feedback en input van de practitioners wordt het programma bijgesteld. Natan Heikens: “Zo slaan we drie vliegen in één klap: we zijn met ons eigen practitionersteam bezig, we leren het programma kennen en we kunnen er ook nog samen aan sleutelen.”
Maar daar blijft het niet bij. Ook inhoudelijk is het programma flexibel en wordt maatwerk geleverd. Het programma zoekt constant de verbinding tussen Insights Discovery en andere instrumenten, waaronder LEAN. Dit betekent dat practitioners bij elke workshop inspelen op wat het team aankan en nodig heeft. De ene keer wordt er meer gebruik gemaakt van LEAN-instrumenten en de andere keer wat meer van Insights Discovery. Verder wordt iedere sessie afgesloten met feedback voor de practitioners, zodat ook zij voeding krijgen voor continue verbetering van hun performance.

Altijd positief
Vrijwel alle teams hebben de eerste module afgerond. Medewerkers zijn aan de slag gegaan met vragen als: ‘Wat zijn we voor een team?’ en ‘Waar gaan we de komende tijd samen aan werken?’ Met elkaar zijn doelen geformuleerd met betrekking tot samenwerking en gedrag. De insteek van het programma was per definitie positief: wat kenmerkt jouw team op een goede dag?
De tweede module, over de fase van Storming, staat voor de deur en zal deze zomer worden uitgerold. Diverse proefsessies hebben plaatsgevonden onder begeleiding van Insights Benelux. In eerste instantie met de Insights practitioners en vervolgens met de LEAN adviseurs. Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan de definitieve vorm van het programma.

Ondertussen probeert Katwijk er ook voor te zorgen dat het teamontwikkelproces niet stilvalt. Met behulp van LEAN-instrumentaria als het KATA-bord, dagstart en weekstart, blijven medewerkers actief bezig om samen de ontwikkeldoelen te bereiken. Zo blijven teams voeling houden met elkaar en met hun practitioners.

De oogst
De aard van het traject betekent dat resultaten niet altijd makkelijk meetbaar zijn en vooral in cultuur en op langere termijn zichtbaar zijn. Tot nu toe is de feedback heel positief; van directie, management, teamleiders én van de teams zelf. Mensen beschouwen dit traject als waardevol. Er worden kwesties besproken die normaal blijven liggen. Vastgeroeste en vaak onuitgesproken omgangsvormen, routines en percepties komen boven tafel. De eerste module heeft bewustwording gebracht van de ‘onderlaag’ die in elk team aanwezig is. En dat is precies wat die Forming-fase moet bewerkstelligen: een nieuwe kennismaking met en verrassende inzichten over je teamleden. Een opmaat om anders in je team te staan en te groeien als team. Daarnaast is de kleurrijke taal van Insights steeds meer gaan leven. Behalve dat mensen onderlinge verschillen kunnen herkennen en waarderen, beginnen ze ook te beseffen hoe belangrijk die verschillen zijn. Een groeiend aantal teams begint de onderlinge verschillen ook echt te benutten.

“Behalve dat mensen onderlinge verschillen kunnen herkennen en waarderen, beginnen ze ook te beseffen hoe belangrijk die verschillen zijn voor de effectiviteit van de samenwerking”

Middel en doel
Gemeente Katwijk is nog volop bezig met het teamtraject. Van interne practitioners wordt verwacht dat ze kunnen spelen met de kleurrijke taal en tools. Insights Discovery is een middel dat wordt ingezet om vanuit kleurrijke afstemming en verbinding effectiever met elkaar samen te werken.
Gemeente Katwijk blijft in gesprek met Insights. Beide partijen zijn enthousiast en zoeken naar mogelijkheden om Discovery te blijven inzetten. Deze co-creatie laat zien hoe een organisatieverandering kan worden ondersteund én versterkt door Insights Discovery.

Jan den Hollander: “Het zal een tocht zijn die we door de jaren heen moeten gaan finetunen. Dat vind ik juist zo mooi: het is wel vastomlijnd, maar in de aanpak kunnen we zoeken naar de beste manier om dat te bereiken.” Natan Heikens vult aan: “Je kunt met Insights Discovery zoveel lagen afpellen, zoveel verbindingen leggen; dat maakt me nog steeds enthousiast om met het model te werken!”

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *