arrow-left-lightarrow-leftarrow-right-lightarrow-rightarrow-thin-left arrow-thin-right browser-search cup heart indicator laptop layers layout-4boxes layout-sideleft mail-heart mail map-pin mixer mouse nav paintbucket pencil-ruler phone picture play video
Insights On Topic

Effectief zwermen

met Insights Discovery
Tekst: ED MAGNÉE
Steeds vaker werken we in wisselende samenstellingen aan verschillende uitdagingen. En dat doen we niet meer in werkgroepen of projectteams, maar in squads en tribes. We maken geen projectplannen of business cases meer, maar werken lean, startup en agile. En zo geven we als zelfsturende zwermen invulling aan transformaties, innovaties en disrupties. Ben je daar nog?
Als we even door de ronkende termen heen kijken, zien we een onomkeerbare trend: het organiseren van werkzaamheden in netwerken van teams. Deze teams werken vaak over organisatiegrenzen heen. Ze bestaan uit vaste medewerkers van verschillende organisaties die tijdelijk worden ingezet en uit zelfstandige professionals die hun specifieke competenties en expertise Inbrengen. Maar hoe zorg je ervoor dat deze teams gedurende het hele proces effectief blijven en de kracht van de teamleden optimaal benutten?

Steeds andere mensen nodig
Bij het samenstellen van een project- of scrumteam, kijken we nadrukkelijk naar de verschillende fasen die zo’n team gaat doorlopen. Het is een groepsproces waarin de zwerm eendrachtig beweegt. In elke fase heeft het team andere mensen nodig die de richting van de zwerm aangeven. Bij het bepalen van de richting en de doelen heb je mensen nodig die inspireren, die verder durven kijken, die resultaat willen bereiken. Terwijl je in de uitvoering en de borging behoefte hebt aan mensen die zorgen voor structuur en verbinding. Insights Discovery biedt inzicht in de kracht van teamleden, stelt je in staat om types te herkennen en zo effectieve teams samen te stellen.

“Een eenling is kwetsbaar”

De praktijk
Een goed voorbeeld uit onze praktijk is een aantal organisatie-overstijgende teams dat zich bezighoudt met het ontwikkelen en uitvoeren van subsidieprogramma’s. Meestal gebeurt dat in opdracht van een ministerie. De looptijd van zo’n programma bedraagt drie tot vijf jaar en doorloopt grofweg drie fasen. In de eerste fase gaat het om het ontwikkelen van een netwerk en het bijeen brengen van mogelijke uitvoeringspartners. Met deze groep bepaalt het programmateam de gewenste (maatschappelijke) resultaten, de benodigde innovaties en de doelstellingen van het programma.

In de tweede fase wordt het programma uitgewerkt, wordt de inschrijving geopend en komen de aanvragen binnen. Deze moeten heel nauwkeurig worden beoordeeld om beroepen en rechtszaken te voorkomen. Ook de uitvoering van de subsidieprojecten moet nauwlettend worden gevolgd. Gaandeweg moeten de opgedane kennis en de ontwikkelde oplossingen worden gecommuniceerd en gedeeld met de subsidieverstrekkers en de samenleving. Dat gebeurt vooral in fase drie.

Worstelen
De teamleden worden in principe voor de hele looptijd van het programma aangesteld. Maar deze teams functioneerden niet optimaal: wij zagen veel teamleden worstelen. Insights Discovery bood – nadat we individuele profielen en teamprofielen hadden samengesteld – al snel inzicht in het waarom. De mensen die het fantastisch vinden om de richting te bepalen, een netwerk te inspireren en partijen bij elkaar te brengen, moesten na die ‘leuke’ fase juridische en financiële stukken beoordelen, soms jarenlang. En de mensen die goed zijn in het nauwgezet invullen van het programma en beoordelen van alle aanvragen, moesten ook voortdurend nieuwsbrieven maken en bijeenkomsten organiseren om de resultaten te delen.

Flexibel inzetten
Onze oplossing lag voor de hand:

  1. Niet iedereen hoefde meer alles te doen: teamleden werden veel meer ingezet op de zaken waar ze goed in waren.
  2. De teamleden werden aan een team toegevoegd, zodra daar behoefte aan was en vertrokken weer uit dat team als ze daar niet langer nodig waren. De zwermen in ons voorbeeld volgden in de eerste fase de mensen met een meer Rode en Gele voorkeur, en in de uitvoering de mensen met een meer Blauwe en Groene voorkeur. Natuurlijk blijven alle kleuren altijd in enige mate nodig in de zwerm: ze vullen elkaar aan en houden elkaar scherp.

Bottom line
Dus: we scrummen met squads die zijn samengesteld uit mensen van verschillende organisaties en zzp’ers. We selecteren ze op kennis en competenties, maar ook op hun kracht en energie. Afhankelijk van de fase van het proces geven zij richting aan de zwerm. En niet vergeten: een eenling is kwetsbaar, een zwerm krachtig en doelmatig.